Proforma fatura yapılacak ticaretler doğrultusunda ihracatçı tarafından ithalatçıya ulaştırmak üzere hazırlanan bir teklif dosyasıdır.

Proforma fatura yapılacak ticaretler doğrultusunda satıcı tarafından hazırlanan bir nevi teklif türüdür. Genellikle ihracat işlemlerinde kullanılan ve alıcıya teklif sunmak için hazırlanan bir teklif dosyası niteliği taşır. Tüm gider kalemlerinin ve fiyat tekliflerini üzerinde bulunduran proforma fatura alıcı için bilgilendirici bir yapıya sahiptir. Her zaman talep edilmemekle birlikte ihracat işlemlerinde genellikle kullanılan ve nitekim gerekli olan bir işlemdir.

İhracatta Proforma Fatura

İhracatta sipariş alındıktan sonra taraflar arasında yapılan anlaşmaya göre ihracatçı, ithalatçıya bir teklif gönderir. Bu teklif taşıma şekline, ödeme şeklinde ve sözleşmede bulunan diğer şartlara göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenle ihracatçı tüm bu etkenleri göz önünde bulundurarak bir teklif düzenler. Herhangi bir ticari bağlayıcılığı bulunmayan sadece ithalatçıya detayları göstermesi için hazırlanan bir fatura türüdür. İthalatçı proforma fatura üzerinden talep ettiği tüm detaylara ulaşır ve kalemleri inceler. Sonrasında imzalayarak onaylar ve fiili ihracata geçilir.

İhraç aşamasında herhangi bir aksaklık ve sorun olmaması için ithalatçıya sunulması gereken bir teklif dosyasıdır. Böylece ithalatçı ihraç aşamasına ait tüm detayları incelemiş ve kabul etmiş sayılır. Böylece taraflar arasında herhangi bir anlaşmazlık veya sorun yaşanmaz.

Kısaca özetlemek gerekirse Proforma Fatura kesilecek gerçek ticari faturanın bir nevi ön halidir. Ticari fatura üzerindeki tüm detaylar ve ihraç aşamasına ait detayların yer aldığı bir ciddiyet göstergesidir.

Proforma Faturanın Özellikleri

  • Ticari faturayla benzerlik gösterir fakat herhangi bir hukuki bağlayıcılığı bulunmaz.
  • Hazırlanan fatura üzerinde kesinlikle”Proforma Fatura” ibaresi kullanılmalıdır. Bu olası yanlış anlamaların önüne geçmek içindir. Ticari faturayla karıştırılabilir.
  • Hazırlanan proforma faturalar sonrasında kolayca aynı şablon üzerinden kaşelenerek ticari fatura olarak düzenlenebilir.
  • Kesinlikle hazırlanması gereken bir evrak değildir, fakat şeffaflık açısından hazırlanması uygun olacaktır.
  • Kullanılan bilgiler ve veriler düzgünce girilmelidir. Alıcıya teklif dosyası niteliği taşıdığından sonrasında bir yanlış anlaşılma yaratabilir.

Proforma ve Ticari Fatura Arasındaki Farklılıklar

Yazımızın giriş kısmında da bahsettiğimiz üzere proforma bir teklif dosyasıdır. Ticari fatura ise hukuki bağlayıcılığı olan mallar sevk edildikten sonra kesilen resmi bir evraktır.

Proforma fatura ve ticari faturayı birbirinden ayıran temel özellikler aşağıda yer almaktadır.

  1. ihracatçı ve ithalatçı arasında yapılan sözlü anlaşmadan sonra düzenlenen bir teklif dosyasıdır. Ticari fatura gerçekleşmiş fiili ihracat işlemleri üzerine düzenlenir ve hukuki bağlayıcılığı vardır.
  2. İhracatçı tarafından henüz daha üretim ve paketleme yapılmadan düzenlenir. Ticari fatura ise üretimi yapılmış ve sevk haline dönüştürülmüş mallar için düzenlenir.
  3. Herhangi bir gümrük işleminde kullanılamaz. Ticari faturalar gümrük işlemlerinde kullanılır.
  4. Ödeme yöntemlerinde hiçbir bağlayıcılığı yoktur. Özellikle akreditif ödeme yönteminde bankalar tarafından ticari fatura talep edilmektedir.
  5. Teklif dosyalarıdır, hazırlanan her proforma fatura satışa dönüşmez. Fakat kesilen her ticari fatura satışa dönüşmüş işlemdir.

Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar

  • İlk ve en önemli husus evrak üzerinde mutlaka “Proforma Fatura” ibaresi yer almalıdır.
  • Üzerinde mutlaka fatura tarihi bulunmalıdır.
  • Alıcı ve satıcı isimleri belirtilmelidir.
  • Üzerinde ihraç malına ilişkin miktar, tutar vb. kalemler açık ve net şekilde belirtilmelidir.
  • Ödeme şekli, teslim şekli, ürün menşei, ürün özellikleri vb. detaylar mutlaka belirtilmelidir.
  • İhracat işlemlerinde proforma fatura üzerinde ihracatçıya ait banka bilgileri bulunmalıdır.
  • Üzerinde proforma fatura ibaresi ile birlikte ıslak veya dijital imza, kaşe bulunmalıdır.

Üzerinde Bulunan Bilgiler

Proforma faturalar temiz bir şablon üzerine satıcı ve alıcı bilgileri, ürün ve sevkiyat bilgileri, ihracat – ithalat bilgileri gibi bilgilerin yazıldığı dökümanlardır. Genel hatlarıyla şu şekildedir;

  • Sağ üst köşesinde fatura numarası yer almaktadır. (Bazı durumlarda birden fazla fatura düzenlenmesi gerekebilir. Bu numara karışıklık olmaması için gereklidir.)
  • Sağ üst köşede düzenleme tarihi yer alır.
  • Sol üst köşede alıcı ve satıcı belirtilir.
  • Üst kısmında “Proforma Fatura” ibaresine yer verilmelidir.
  • Gövde yani orta bölümde ihraç malına ilişkin detaylara yer verilir. (Bu detaylar liste şeklinde miktar, tür, isim, tutar cinsinde yazılır.)

Proforma üzerinde bulunan diğer bilgiler şu şekildedir;

  • Faturanın tarihi
  • Mal veya hizmet cinsleri
  • Satıcının ve alıcının isim/unvan, adresleri
  • Ödeme şekli
  • Malların menşei
  • Teslim şekli
  • Mal veya hizmetin birim fiyatı/miktarı/tutarı
  • Malların ağırlığı, ebatları, miktarı
  • Sevkiyatın şekli
  • Mallara ilişkin ambalaj özellikleri, numara vb. detay açıklamalar
  • Navlun ve sigorta prim tutarları
  • Düzenleyenin imzası

Bu terimler İngilizce olarak kullanılmaktadır. İngilizce halleri ile baktığımızda;

  • Proforma Invoice Date: Düzenleme Tarihi
  • Proforma Invoice No: Fatura Numarası
  • Consignee: İthalatçı Firma
  • Package Amount: Paket Adeti
  • Description of Goods: Ürün Detayları
  • Unit Price: Mallara ilişkin birim fiyat
  • Total Amount: Toplam Tutar (Tüm detaylar dikkate alınarak yazılmalıdır. Teslim şekli, taşıma ücretleri vb.)
  • Loading Period: Yükleme Zamanı
  • Payment Method: Ödeme Şekli
  • Supplier Name: İhracatçı Firma
  • Bank Details: İhracatçı Firmanın Banka Bilgileri
  • Delivery Terms: Teslim Şekli
Umut Türkümdeyen
Balıkesir Üniversitesi Uluslararası Ticaret / Balıkesir Universty International Trade